Exact Online API Uitleg: Naadloze Financiële Verbindingen voor Jouw Ecosystem

Exact Online is een cloudgebaseerde oplossing die kleine en middelgrote bedrijven helpt bij het beheren van boekhouding, projecttracking en voorraad. Via de Exact Online API kunnen naadloze integraties met andere applicaties worden gerealiseerd, waardoor gegevenssynchronisatie en workflows worden geautomatiseerd, real-time financiële inzichten worden geboden en aangepaste rapportage wordt ondersteund. Deze integratie stroomlijnt financiële processen, zodat bedrijven efficiënt datagestuurde beslissingen kunnen nemen.

De API van Exact Online maakt een soepele integratie in een breder bedrijfsecosysteem mogelijk, waarbij verbindingen worden gelegd met platforms zoals CRM, ERP en e-commerce systemen om gegevens over de operaties te verenigen. Deze integratie faciliteert de automatische gegevensstroom tussen Exact Online en tools zoals HubSpot, BigCommerce en voorraadbeheersystemen, waardoor consistente, actuele informatie in alle afdelingen wordt gewaarborgd. Door Exact Online te koppelen aan andere essentiële platforms, kunnen bedrijven een gestroomlijnd en efficiënt ecosysteem creëren dat handmatige taken vermindert en de algehele zichtbaarheid van financiële en operationele prestaties verbetert.

De API van Exact Online is ontworpen om krachtige integratiemogelijkheden mogelijk te maken, waarmee bedrijven gegevens kunnen synchroniseren, workflows kunnen automatiseren en functionaliteit kunnen aanpassen aan specifieke operationele behoeften.

• Gegevenssynchronisatie: De API ondersteunt tweezijdige gegevensuitwisseling, waardoor informatie actueel blijft over verschillende platforms. Bedrijven kunnen bijvoorbeeld facturen, bestellingen en voorraadniveaus synchroniseren tussen Exact Online en e-commerceplatforms zoals BigCommerce, wat zorgt voor nauwkeurige financiële tracking en voorraadbeheer.

• Automatiseringsmogelijkheden: Met de API kan Exact Online belangrijke financiële processen automatiseren. Bedrijven kunnen bijvoorbeeld automatische facturering workflows instellen die worden geactiveerd wanneer een bestelling is voltooid, of de salarisberekeningen automatiseren door te integreren met een HR-systeem. Dit vermindert repetitieve taken en minimaliseert menselijke fouten in financiële operaties. Bovendien kan de Channable API bedrijven helpen om marketing- en advertentiecampagnes te automatiseren, door automatisch productinformatie en advertenties te synchroniseren met verschillende verkoopkanalen. Door de combinatie van Exact Online voor financiële processen en Channable voor marketingautomatisering kunnen bedrijven hun workflows verder stroomlijnen en de algehele efficiëntie verbeteren.

• Aanpassing & Flexibiliteit: De API biedt flexibiliteit voor het aanpassen van Exact Online aan unieke bedrijfsvereisten. Ontwikkelaars kunnen aangepaste rapportagetools, dashboards of waarschuwingen creëren die real-time financiële gegevens uit Exact Online ophalen, of workflows ontwikkelen die zijn afgestemd op een specifiek bedrijfsmodel, zoals het activeren van budgetwaarschuwingen wanneer uitgaven een drempel bereiken.

Deze functies stellen bedrijven in staat om een verbonden, efficiënt ecosysteem te bouwen waarin Exact Online opereert als een geïntegreerd onderdeel van een groter operationeel kader, zich aanpassend aan specifieke workflows en de algehele productiviteit verbeterend.

De API van Exact Online ontsluit verschillende integratiemogelijkheden die bedrijven in staat stellen om hun operaties te stroomlijnen door Exact Online te verbinden met andere essentiële platforms. Hier zijn enkele veelvoorkomende integratiescenario's waarbij de Exact Online API waarde kan leveren:

E-commerce-integratie

Door Exact Online te koppelen aan e-commerceplatforms zoals BigCommerce of Shopify, kunnen bedrijven automatisch bestellingen, facturen en voorraadgegevens synchroniseren. Wanneer een klant een bestelling plaatst, stromen de details direct naar Exact Online, waarbij de voorraadniveaus worden bijgewerkt en een factuur wordt gegenereerd, waardoor handmatige gegevensinvoer wordt verminderd en nauwkeurige voorraad- en financiële administratie wordt gewaarborgd.

CRM-integratie

De integratie van Exact Online met CRM-systemen, zoals HubSpot, maakt naadloze uitwisseling van klant- en financiële gegevens mogelijk. Bijvoorbeeld, verkoopteams kunnen direct in de CRM toegang krijgen tot de betalingsgeschiedenis van klanten en openstaande facturen, waardoor ze kunnen opvolgen op betalingen, datagestuurde upsell-suggesties kunnen doen en klantinteracties met financiële context kunnen stroomlijnen.

Voorraad- en magazijnbeheer

Exact Online kan worden verbonden met voorraadbeheersoftware of magazijnsoftware om real-time inzichten in voorraadniveaus, bestellingen en inkoopbehoeften te bieden. Deze integratie zorgt ervoor dat inkooporders en voorraadtelling altijd nauwkeurig zijn, waardoor het risico op voorraadtekorten of overvoorraad vermindert en de efficiëntie in herbevoorradingsbeslissingen verbetert.

Marketing Automatisering

Via marketingplatforms zoals Channable kunnen bedrijven financiële workflows automatiseren die verband houden met reclamekosten en de ROI van campagnes. Ze kunnen bijvoorbeeld een geautomatiseerd proces opzetten dat de marketinguitgaven in Exact Online bijhoudt en synchroniseert met andere analysetools voor diepere inzichten in de winstgevendheid van campagnes.

Aangepaste rapportage en analyse

De Exact Online API maakt integratie met BI-tools zoals Tableau of Power BI mogelijk, waardoor het gemakkelijk is om gegevens te halen voor geavanceerde financiële rapportage. Dit stelt aangepaste dashboards in staat die de gegevens van Exact Online combineren met metrics uit andere afdelingen, waardoor het management een uitgebreid overzicht krijgt van financiële prestaties en operationele trends.

Integratie van boekhouding en salarisadministratie

Exact Online kan worden verbonden met voorraadbeheersoftware of magazijnsoftware om real-time inzichten in voorraadniveaus, bestellingen en inkoopbehoeften te bieden. Deze integratie zorgt ervoor dat inkooporders en voorraadtelling altijd nauwkeurig zijn, waardoor het risico op voorraadtekorten of overvoorraad vermindert en de efficiëntie in herbevoorradingsbeslissingen verbetert.

Daarnaast kunnen e-commerceplatforms zoals Prepr helpen bij het beheren van productgegevens en het synchroniseren van voorraadinformatie met Exact Online, zodat bedrijven een naadloze ervaring hebben van de front-end naar de back-end van hun systemen. Door gebruik te maken van de Prepr API kunnen bedrijven de productinformatie efficiënt beheren en synchroniseren tussen verschillende systemen, waaronder Exact Online, wat bijdraagt aan een vloeiende gegevensstroom en betere operationele controle.

Vereisten en Technische Kennis voor de Implementatie van de Exact Online API
Om de Exact Online API succesvol te implementeren, zijn bepaalde vereisten en technische vaardigheden aan te raden om een soepel integratieproces te waarborgen:

1. Basisbegrip van RESTful API's
   De Exact Online API is RESTful, dus bekendheid met HTTP-methoden (GET, POST, PUT, DELETE) en JSON-gegevensindeling is essentieel. Het begrijpen van hoe REST API's werken, helpt bij het maken van API-aanroepen en het verwerken van gegevensoverdrachten.
2. Authenticatie met OAuth 2.0
   De API maakt gebruik van OAuth 2.0 voor veilige authenticatie, wat bekendheid vereist met token-gebaseerde authenticatieprocessen. Je moet begrijpen hoe je toegangstokens verkrijgt en vernieuwt, wat cruciaal is voor het behouden van veilige, geautoriseerde toegang tot Exact Online-gegevens.
3. Programmeerkennis
   Ervaring in een programmeertaal die HTTP-aanvragen ondersteunt, zoals Python, JavaScript of PHP, is noodzakelijk om scripts of applicaties te schrijven die met de API communiceren. Basiskennis van gegevensverwerking, foutafhandeling en debugging is ook nuttig.
4. Toegang tot een Exact Online-account
   Een actief Exact Online-account met API-toegang is nodig om de klantreferenties (client ID en client secret) op te halen die vereist zijn voor authenticatie. Mogelijk moet je ook de accountinstellingen configureren om API-toegang mogelijk te maken.
5. Gegevensmappingvaardigheden
   Kennis van gegevensmapping is belangrijk om de gegevensvelden van Exact Online af te stemmen op die in de externe systemen die je wilt integreren. Dit houdt in dat je de structuur van gegevens (zoals klant-, factuur- en productrecords) in beide systemen begrijpt en plant hoe deze gesynchroniseerd of bijgewerkt zullen worden.
6. Basiskennis van Financiële en Zakelijke Gegevens
   Bekendheid met financiële en operationele concepten, zoals facturen, bestellingen, voorraad en salarisadministratie, maakt het gemakkelijker om met de gegevensmodellen van Exact Online te werken. Deze kennis helpt bij het ontwerpen van betekenisvolle workflows en het waarborgen van gegevensintegriteit tussen platforms.
7. Testen en Debuggen
   Testen is cruciaal bij het werken met API's. Je hebt ervaring nodig met tools zoals Postman voor het testen van API-aanroepen en het begrijpen van hoe je veelvoorkomende fouten kunt oplossen, zoals autorisatieproblemen, rate limits en discrepanties in gegevensformaten.

Access to API documentation

Toegang tot en het gebruik van de Exact Online API-documentatie is essentieel, aangezien deze details over eindpunten, gegevensmodellen en foutcodes biedt. Het doornemen van de documentatie helpt je de beschikbare API-functies, vereiste parameters en verwachte antwoorden voor verschillende integratiescenario's te begrijpen.

In deze case study laten we zien hoe 2digits een oplossing heeft ontwikkeld voor een groeiende online retailer die zijn boekhouding en voorraadbeheer wilde stroomlijnen. Door de Exact Online API te integreren met WooCommerce, hebben we een geautomatiseerd proces gecreëerd waarmee orders, klantgegevens en voorraadinformatie direct worden gesynchroniseerd. Deze integratie heeft geleid tot efficiënter werken, minder fouten en realtime inzichten voor de klant.

Situatie

Een middelgrote online retailer die gebruikmaakt van WooCommerce had moeite om de boekhouding en voorraad efficiënt te beheren. Door toenemende verkoop werd handmatige gegevensinvoer een uitdaging, wat leidde tot vertraagde financiële rapportages, voorraadverschillen en fouten in de orderverwerking. De retailer zocht naar een oplossing om de verkoopgegevens vanuit WooCommerce automatisch naar Exact Online te synchroniseren, met als doel de boekhouding te stroomlijnen, fouten te verminderen en realtime financiële inzichten te verkrijgen.

Implementatie

Het team van 2digits werd ingeschakeld om de Exact Online API-integratie met WooCommerce te implementeren, waarmee de gegevensoverdracht tussen beide platforms werd geautomatiseerd. Dit proces omvatte:

1. Vereistenanalyse: Ons team maakte een heldere mapping van WooCommerce-ordergegevens (zoals klantinformatie, productaantallen en betaalstatussen) naar de velden van Exact Online.
2. API-verbinding & Gegevenssynchronisatie: We realiseerden een veilige API-integratie voor het automatisch overzetten van WooCommerce-orders naar Exact Online, waarbij klant-, order- en voorraadgegevens realtime werden gesynchroniseerd.
3. Testen en Probleemoplossing: Grondige tests zorgden voor nauwkeurigheid en consistentie van de gegevens, en eventuele problemen werden opgelost om een naadloze gegevensoverdracht van WooCommerce naar Exact Online te waarborgen.
4. Training en Uitrol: We verzorgden trainingssessies voor de boekhoud- en voorraadteams van de retailer, zodat zij het maximale uit de nieuwe geautomatiseerde workflow konden halen.

Resultaten

De integratie leverde aanzienlijke verbeteringen op:

• Efficiëntiewinst: De handmatige gegevensinvoer werd met 90% verminderd, waardoor het team zich op belangrijkere taken kon richten.
• Verbeterde Nauwkeurigheid: Dankzij de automatisering werden menselijke fouten in de boekhouding en orderverwerking vrijwel geëlimineerd.
• Realtime Financiële Inzichten: Directe financiële rapportages en inzichten maakten snellere, beter onderbouwde beslissingen mogelijk.
• Verbeterd Voorraadbeheer: De voorraadnauwkeurigheid nam toe doordat de ordergegevens in WooCommerce en de voorraadniveaus in Exact Online perfect op elkaar afgestemd bleven, wat bijdroeg aan een betere klantbeleving.